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长句令人厌烦，它们阻塞了对你文章所提供的信息的阅读和理解或按其指令行动的可能性。短句有助于将我们的思想分类，使每一要点清晰，也便于读者比较容易地把握我们的思想。短句不会使文章过分简单化，反而会使读者容易阅读和理解，它们会增添你的备忘录、信件或报告的可行性。
幸好长句是相当容易矫正的，有三种方法可使长句变为短句∶
其一，删去不必要的词汇（我们经常发现不必要的词汇、华丽的短语和过多重复）。
其二，去掉复合句的连接词，使之成为两个简单句。
其三，通过去掉过多的修饰辞减少句子的复杂性（比如∶“无论如何”，“除此之外”等等）。
使用由一到十个字组成的短句
现在我们来缩减你句子的平均长度，使文章更有可读性，这样做可能会使你的文章增加一些跳跃性和活力，使文章更有吸引力和说服力。
你无法控制文章主题的复杂性，但是你可以控制你所写的文章的复杂性。在文章中你可以选择那些最简洁的词汇，便于阅读；你可以选择短词和短句，这样使比较复杂的主题容易理解。
去掉不必要的短语
许多不必要的短语混在公文中，这些多余的词汇花费读者很多的精力，既增加了句子的长度又增添了阅读的困难。
去掉过多的重复
重复是不必要的反复，这种重复是如此普遍以至于我们几乎很少认识到，它们一遍又一遍的重复，而没有附加任何新的信息。比如∶“铅心的笔”、“全面完全的”等等。这些词语增加了句子的长度，增添了阅读的困难。
分离复合句
我们经常要把两个句子合成一个句子，当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主语和一个动词时。
对于上面那段话，可以改写成∶
我们经常把两个句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。
减少复杂句型
减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上面的句子可以改写为∶
为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。
不要过度松散
在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的，后者是由于我们头脑的高速运转，随想随写，而在我们意识到这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。
“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到这句话时，你的脑海里浮现出很多的往事，这些事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词汇∶“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。
不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方
你是否收到过包含这些短语的信？
按照你的要求……
首先感谢你的配合……
请你相信我们一直非常关注……
我们要求密封后返回……
我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。
从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来矫揉造作，就修改它。
第七部分书面沟通文字叙述要有说服力
无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来提高你的文章的可读性和说服力。
语法
语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理解我们的信息。
如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词的。
坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法
蜘蛛网法是简单而又有用的技巧，可以有序地组织你的信息和思想，它能够帮助你防止遗漏、重复、不切实际，以及突出你的重点内容。
要构成一个蜘蛛网∶
步骤1∶将你的论题放在中心，围绕它画图。
步骤2∶注意你要达到的目的，没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是∶为了分析为了解释为了说明
为了讨论为了建议为了呈送
为了询问为了推荐为了评论
为了感谢为了确认为了概要如果你文章的目的明确，你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的；如果文章的目的不止一个奇Qīsuu。сom书，把它们全部找出来。
如果你需要分几部分来完成你的报告，那么对每一部分制作一个蜘蛛网，每一部分有着不同的目的。
步骤3∶头脑风暴，把你的所有信息都列出来。
如果使用相关的动词和名词，动词表示行为，他们提醒你要做什么，比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。
如果几种思想似乎都与主题相关，把每一种思想作为一个分支。
步骤4∶检查一下你所构造的蜘蛛网，看看是否把所有的事情都包含进去了，去掉不必要的或重复的。
步骤5∶你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据，把它们突出出来。
检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁，越短越好，记住KISS原则，使文章短小精悍。
为你的思想排
序
你的思想的次序是怎样的，一旦你的蜘蛛网构造成功，信息的排序是一件非常简单的事情，只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑，更有兴趣，更适合读者的口味。
步骤6∶蜘蛛网上的每一支臂膀，都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论，有许多方法可以实现这个目标∶
时间∶历史年代∶过去→现在→未来。
空间∶地理位置∶中心点→外延，如：悉尼→郊区，或者墨尔本码头→整个澳大利亚。
因果过程∶事实→原因→结果。
步骤顺序∶如：原材料→制作阶段→产品。
原理∶理论→实践，比如∶文章的可读性→短词、短句、避免专业术语，去掉不必要的短语、重复、复合句，减少句子的复杂性，包括一些短句子。
问题∶解决的可能性，比如∶超重→减肥节食，参加体育锻炼，参观健康农场。
比较和对照∶例如∶动作片与哑剧，草图与油画，紧急的与重要的。
次序∶降序∶由大到小，或升序∶由小到大。建议：
事实→结论→建议：对于喜欢细节的读者应这样做。
结论→建议→事实或理由：适合于那些忽略细节的读者。
结论→事实：适用于了解背景的读者和信任你的读者。
结论→事实→建议：这是一种不寻常的方法，能够抓住读者的注意力，在给出建议前，由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。
利益→建议或想法→理智：为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好？它们都非常有用，为了使交流更清晰更有说服力，以上述的某种方式构造你的理想模式。
文章长短适度
你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么？当你为了实现你的目的提供了必要的信息时，文章就可以结束了。为了使文章简洁，只需提供必要且必需的信息。
需要自我检查的问题
文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗？
为了达到目的有无多余的和不必要的信息？
为了达到目的，是否包含了所有重要的事情？
文章是否适合读者的需要？
我还需要更多或更少或更深入的采访吗？现在你需要的是去收集信息。
开始写作
你已经有了明确的目的，你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序，你已经收集到你需要的信息，现在开始写作。心中有读者
尽可能地明确你的读者是谁，然后选择你的词汇、支撑的信息，组织好材料以适合读者的口味。
下面这些问