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Excel word ppt office使用技巧大全(DOC格式)-第71章

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格中你却输入了数字的时候,Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现 



这一功能,对 Excel 来说,也并不难。    



    例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我 



们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。 



在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下 



拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4 ”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输 



入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输 



入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。    



    很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel 就会弹出示的警告对 



                             CCLXI  


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                       Excel_word_ppt_使用技巧大全(完全版)  



话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实, 



在 Excel 的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”啊, 



 “序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让 



你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。    



    十八、成组填充多张表格的固定单元格    



    我们知道每次打开 Excel ,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel  除了拥有 



强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首 



先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样 



的内容。    



    那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按 



住 Shift 键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起,可以按 



住 Ctrl 键进行点选) 。此时,我们看到 Excel  的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们 



就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么, 



我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。    



    但是,仅仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改 



变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充” 



选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel           会弹出“填充成组工作表”的 



对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置的数据格式都 



改变了。    



    十九、改变文本的大小写    



    在 Excel 中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函 



数。不要以为 Excel  中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel 都有对它 



编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。    



    在 Excel 2002 中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:“=UPPER(源 



数据格) ”,将文本全部转换为大写;“=LOWER( 源数据格) ”,将文本全部转换成小写; 



 “=PROPER(源数据格) ”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。 



例如,我们在一张表格的 A1       单元格中输入小写的“excel ”,然后在目标单元格中输入 



 “=UPPER(A1) ”,回车后得到的结果将会是“EXCEL ”。同样,如果我们在A3 单元格中输入 



 “mr。weiwei ”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3) ”,那么我们得到的结果就将是 



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                        Excel_word_ppt_使用技巧大全(完全版)  



 “Mr。Weiwei ”了。    



    二十、提取字符串中的特定字符    



    除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的 



方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。    



    如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取的字 



符数) ”函数,它表示“从A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。当然, 



如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字符数) ”函数了。还有一种情 



况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格 



中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5;4;2) ”就可以了。意思是: 



在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符,也就是第 4 和第 5 两个字。  



二十一、把基数词转换成序数词    将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因 



为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th ”后缀,但大凡是 



以“1”、“2 ”、“3 ”结尾的数字却分别是以“st ”、“nd ”和“rd ”结尾的。而且,“11”、“12”、 



 “13”这3 个数字又不一样,它们却仍然是以“th ”结尾的。因此,实现起来似乎很复杂。其 



实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。不信,请看: 



 “              =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2;2))={11;12;13});        



th ;IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1;2;3;};CHOOSE(RIGHT(A2); st ; nd ; rd );  



th )) ”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的, 



则加上“th ”后缀;②如果第 1 原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st ”、以 



 “2 ”结尾使用“nd ”、以“3 ”结尾使用“rd ”;③如果第 1、2 原则都无效,那么就用“th ”。 



因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。  



    二十二、用特殊符号补齐位数  



    和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是将 



金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“”之类的符号。其实,在 Excel  中也有类 



似的输入方法,那就是“REPT ”函数。它的基本格式是“=REPT(  “特殊符号”,填充位数) ”。  



    比如,我们要在中A2 单元格里的数字结尾处用“# ”号填充至 16 位,就只须将公式改为 



 “=(A2&REPT( # ;16…LEN(A2))) ”即可;如果我们要将A3 单元格中的数字从左侧用“# ” 



号填充至 16 位,就要改为“=REPT( # ;16…LEN(A3)))&A3 ”;另外,如果我们想用“# ”号 



将 A4  中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT( # ;8…LEN(A4)/2)&A4&REPT(  



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                       Excel_word_ppt_使用技巧大全(完全版)  



# )8…LEN(A4)/2) ”;如果你还嫌不够专业,要在 A5 单元格数字的顶头加上“”符号的话, 



那就改为:“=(TEXT(A5; #;##0。00 (&REPT( # ;16…LEN(TEXT(A5; #;##0。00 )))) ”, 



一定能满足你的要求。  



    
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