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4。各种各样的小技巧
增加更多可取消操作数。所有的 Office 用户都知道 “编辑” “撤销”命令（Ctrl…Z）能够
撤销最后一步操作。如果点击 “撤销”图标旁边的 下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以
回到早先的工作状态。在默认情况下PowerPoint 最多允许你撤销 20 次操作，但实际上你可以
把这个上限提高到 150 次。选择 “工具” “选项”，然后点击 “编辑”标签。在 “撤销”
区域的 “最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从 3 到 150 均可），然后点击 “确定”
退出。需要注意的是，当你增加 PowerPoint 的最多可取消操作数时，它所占用的PC 内存也会
随之增加。
重复利用你以前的作品。如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的
演示文稿中完全可以利用以前的成果，而不需要从头再来一 遍。你可以把以前的演示文稿中
的幻灯片直接插入当前的演示文稿。首先，在 “幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用
鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置， 选择菜单中的 “插入” “幻灯片从文件”打开一个
“幻灯片搜索器”对话框（如图 3 所示）。在 “搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用
浏览方式找到 它），然后按 Enter 键。点击你想要插入的幻灯片，然后按 “插入”按钮。
另外，你还可以点击 “插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文
稿。
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5。应用多个模板
在很早以前，每个演示文稿只能使用一个设计模板，现在已经没有这种限制；你可以在一个演
示文稿中应用任意多个模板。比如，你可能会应用第二个模板 来引入一个新的话题或者引起
观众的注意。为了实现这个目标，你需要在 “普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域
也显示在屏幕左侧。在 “幻灯片”标记 中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。
从菜单中选择 “格式” “幻灯片设计” （或者直接点击“设计”按钮）来显示 “幻灯片设
计”任务窗格。选中 你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选
择 “应用于选定幻灯片”。
导入文档。如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于 Word 文件，就不需要再手工输入一
遍。你可以在 PowerPoint 中直接打开那个 Word 文件。你也许需要对导入的文档进行一些格
式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示：如果原来的 Word 文件
使用了大纲标 题，导入的效果是最好的。
首先在 PowerPoint 中选择 “文件” “打开”。在 “打开”对话框中，点击 “文件类型”右
边的下拉箭头，然后选择 “所有文件”。双击你想要在PowerPoint 中打开的Word 文档。它会
像打开新的演示文稿一样被打开。
使用 “自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用 “自动调整”功能
把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域左侧的 “自动调整”按钮（它的形状
是上下带有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择 “拆分两个幻灯片间的文本”。
输出数据到 Word 文档。有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演
示文稿输出为 Word 文档是最好的方法。
在 PowerPoint 中，选择 “文件” “发送” “Microsoft Word”。在 “发送到 Microsoft
Word”对话框中选择你想要在 Microsoft Word 中使用的版式。比如，你可以选择 “只使用大
纲”来创建仅带有文字的文档；选择 “空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯
片缩略图。在你选择好版式之后，点击 “确定”按钮把演示文稿发送给 Word。
花一些时间练习一下上面的几种技巧吧！它们会让 PowerPoint 比以往更好地为你服务。
解决课件中的菜单问题
为了让课件的界面不是那么单调，我们有时在 PowerPoint 中设置超链接来打造菜单，
可是很多老师制作的菜单都会遇到以下的问题：老师们制作的菜单在 幻灯片播放过程中，如
果点击相应链接可以实现菜单功能。但如果无意中点击链接以外的区域时，PowerPoint 会自
动播放下一张幻灯片，使得精心设计的 菜单形同虚设。也就是说，此时菜单根本就没有发挥
应有的作用。这是为什么呢，其实原因很简单，PowerPoint 在默认情况下，幻灯片的切换方
式是单击 鼠标时换页。
解决办法：找到了症结，问题的解决就轻而易举了。在编辑状态下，点击菜单所在的
幻灯片，然后单击 “幻灯片放映→幻灯片切换”，打开 “幻灯片切换”窗口，去 掉 “单击鼠
标时”前面的 “√”号即可。下面的时间选项使用默认设置即不设置时间。这样，这张幻灯片
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只有在点击菜单栏相应的链接时才会切换。要注意的是， ＇返回＇按钮所在的幻灯片也应采用
相同的设置，以避免点击＇返回＇按钮以外的区域时不能返回到主菜单。
在播放幻灯片的过程中进行画图的方法
首先使用鼠标左键或者右键单击屏幕右下角的图标（或者按下 ctrl＋P 组合键），然
后单击画笔，鼠标变为一只画笔，再在需要进行画图的第一点单击鼠标左 键，然后拖动鼠标
依次到第二点、第三点〃〃。〃〃。进行单击即可进行画图。如果需要擦掉刚画的图形，按下 E
（擦除）键即可（如果此时先切换到别的 windows 应用程序，然后再切换回来，则刚画的图
形会自动消失）
利用热字超文本链接功能实现跳转，提高交互性功能
大多数老师开始制作的 PowerPoint 软件，几乎都没有热键，因而也就没有交互性，幻
灯片只能按原来的固定次序逐张放映，这使老师上课时就显得很被 动。其实热字方式是通常
进行人机对话的另一种常用的形式，精巧的设置可使你的软件具有专业水准。在PowerPoint
中利用热字超文本链接功能实现跳 转，其交互性功能也是相当不错的，设计起来也不困难。
（11）热键可以是 PowerPoint 里本身为你准备的〃动作按钮〃（菜单栏上的〃幻灯片放映〃……〃动作按
钮〃）中的各种按钮，如电影、声音、信息、开始、 结束、帮助等，也可以自己设计任意形状、
任意色彩图案、任意字符，只要自认为满意就行，例如：〃主菜单〃、〃返回〃、〃背景介绍〃、〃
作家作品〃、〃迁移 阅读〃等。
（12）选定该热键（单击该键，使其周围出现带点的处理框，此框意味着可以对该框内容进行编辑
处理），从〃幻灯片放映〃中选择〃动作设置〃，打开对话框，这时你可选择〃单击鼠标〃或〃鼠标
移动〃两种方式来控制热键动作，一般为了上课便于控制，多选用前者。
（13）在同一对话框中点击〃超级链接到〃，再打开它下面的下拉菜单。可以选择任意一张幻灯片、
一段影片或声音，作为该热键的链接对象，这个对象可以是本 PowerPoint 文件里的幻灯片，
也可以是其他文件（如 word、Excel）或光碟里面的字符、动画、影片。
（14）点击〃播放声音〃。同样，在下拉菜单中PowerPoint 也准备了多种声音配合〃动作〃，若均不
满意，可在菜单最后点