按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
774
…………………………………………………………Page 775……………………………………………………………
动编写摘要”工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠标或单击“相
当于原长的百分比”框上的箭头；如果要在“只显示文档要点”和“在文档中突出显示要
点”之间进行切换，可单击“突出显示/ 只显示摘要”按钮。
7） 调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮，关闭“自动编写摘要”工具
栏。
8） 对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。
至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时间，提
高了工作效率。由于 Word 自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程度进行分析
汇总后得出的，因此在结构性较好的文档（如报告、文章和专业论文） 中的效果较好，而在小说
之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户撰写摘要时的好帮手，你
也试一下吧！
3、巧用 Word “版本”功能
说明：不适用于 Office2007 。帮助文档中明确说明Word2007 不支持版本功能。并且打开 2003
的文档之后也不会保存之前的版本信息，请注意！
撰写工作报告或是演讲文稿，经常是改了再写，写了再改，有时候甚至需要预备多个版本。
通常的做法是将每个版本的文档单独保存为一个文件，相似的文件多了，不仅占用了磁盘空间，
而且管理起来也不方便。有没有什么好办法可以解决这个问题呢？当然有！
解决这个问题的关键就是 Word 2000/XP 的“版本”功能，打开Word 2000/XP 的“文件”
菜单，可以找到这项不为常人所关注的命令。
提示：Word 2000/XP 采用了智能菜单，可以隐藏不常用的命令，所以，如果打开“文件”
菜单后找不到“版本”命令，请将菜单完全展开，便可以看到。
以演讲文稿为例，当第一稿录入完毕后，执行“版本”命令，在弹出的窗口中点击“现在
保存，紧接着在出现的“保存版本”窗口中输入“第一稿”，如图所示，最后点击“确定”完
成保存。
继续编辑文档，当第二稿、第三稿完成后，重复上述操作，不同的是在“保存版本”中输
入“第二稿”、“第三稿”。
当需要调用该演讲文稿的早期版本时，再次“版本”命令，单击要打开的版本，再点击 “打
开”按钮即可。
如果希望在同一个文档中保存文档的多个版本，务必记得使用“版本”功能。由于 Word
2000/XP 仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，使用这种方法还可节省磁盘空间
哦！
技巧：在执行“版本”命令时可以选中“关闭时自动保存版本”复选框，再单击“关闭”，
这样每次关闭文档都会自动生成一个备份版本。
4、在 Word 中记录保存时间
说明：适用于 Office2007 。Office 按钮…准备…属性
在 Word 中，用户可以查看文档的各种属性，如作者，创建时间，最后修改时间等等，非
常方便，单击“文件”菜单栏中的“属性”命令，在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信
息。
775
…………………………………………………………Page 776……………………………………………………………
5、快速打开文档
说明：适用于 Office2007 。
快速打开文档可以节省寻找的时间，下面介绍几种快速打开文档的方法：
1） 用 Win98 的开始菜单打开。首先单击 Win98 的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单
击要打开的文档即可打开该文档。若 WORD 还没有执行，Windows98 会自动运行并打开
文档。
2） 用“文件”菜单打开。选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，
单击其中一项，便可快速打开相应文档。WORD 可最多保存 9 个最近编辑过的文件名，程
序的缺省设置是 4 个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击
“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。
3） 在 Word 中打开最近浏览过的文件。在“Web 工具栏”上，单击单击“返回”按钮，可
打开在 WORD 中查看的上一篇文档；单击“向前”按钮，可打开在 Word 中查看的下一
篇文档。单击“地址”栏的下拉列表，用鼠标指向要打开的文档，即可打开需要的文档。
4） 用“资源管理器”打开文档。在 Win98 中打开“资源管理器”，用它找到要打开文档的文
件夹，然后双击该文档即可打开。
6、快速切换多文档
说明：适用于 Office2007 。
在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同，只是在多文档窗口
之间需要进行窗口切换，进行切换的方法有三种：
1） WORD 处理的每个文档都作为一个任务，在 Windows 的任务栏上都有一个图标，你可以
单击任务栏上的文档图标进行切换；
2） 选择“窗口”菜单，单击所需的文档即可；
3） 在当前激活窗口中，按组合键 Ctrl＋Shift＋F6 可将当前激活窗口切换到“窗口”菜单文件名
列表上的下一个文档，并且可按窗口文档标号顺序循环切换。
7、给 Word 文件减肥
说明：适用于 Office2007 。
在 Word 中输入一点儿文字，很容易就达到几十 KB ，真不知微软是怎么回事，好像觉得
我们的硬盘太大了似的。所以，很有必要给 Word 文件减减肥。
具体方法：只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word 则会重新将信息进行
整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以
打开 Word ，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取
消选择“快速保存”选项，以后 Word 就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现
“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word 的嵌入字体技术，则在选中“嵌入
TrueType 字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则 Word 会把所用的 TrueType
字体一同“打包”，使得文件增大。
776
…………………………………………………………Page 777……………………………………………………………
8、如何一次转换多篇文档
说明：Office2007 不支持此功能。
有时我们需要一次转换多篇文档，比如将 HTML 文件转为 Word 文件，或是将 Word 文件
转为 Txt 格式的文件等，可以用下面的方法，图中的例子是将很多 WPS 2000 编辑的文件一次
转换为 Word 2000 格式的文件。
1） 将要转换的文件放在同一个文件夹中，然后单击“文件”菜单中的“新建”命令，单击“其
他文档”选项卡。
2） 选中“转换向导”图标，单击“确定”。 出现“转换向导”，我们可以按照向导进行文件
转换。选“下一步”。
3） 在这个对话框中，可以看到既可以将其他文件格式转换为 Word 文档格式，也可以将 Word
文档转为其他文件格式。我们选择第一个单选钮，并从下列表框中选择“WPS file ”，再单
击“下一步”。这一步是要求选择源文件夹和目标文件夹。单击“浏览”按钮，然后存放
源文件的文件夹，再确定目标文件夹，点“确定”。
4） 这一步中要我们选择要转�