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5、灵活动用 WORD 的“打开”对话框
说明：适用于 Office2007 。
5。1 以不同方式打开文档
首先在“打开”对话框中将文件选中，然后单击“打开”下拉按钮，看到了吗？Word 2000
提供了四种方式打开文档。
1） “打开”：是对话框默认的文件打开方式，不说您也知道。
2） “以只读方式打开”：则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，而不能直
接修改并保存原文件。
3） “以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录创建它的副本。例如，以副本方式打开
了My Documents 文件夹中的“Word 技巧”，则 My Documents 文件夹会出现一个名为“Word
技巧（2） ”的新文件。
4） 若在对话框内选中了“Web 页”或 Web 快捷方式，则“打开”下拉菜单的“用浏览器打
开”命令可用。选择它即可用浏览器打开 Web 页或连接到某个 Web 站点。
5。2 管理文件
1） 查找文件
“打开”对话框具有基本的文件管理功能。“打开”对话框可用文字或文字与通配符搭配
使用，查找含有某些关键字的文件。方法是：使用“查找范围”列表定位文件的位置。然后在
“文件名”框内输入要查找的关键字，或者打开“文件名”下拉列表查找已输入的关键字。必
要时可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所
有包含待查找关键文字的文件名均出现在对话框中。除此之外，你还可以在“文件名”框内使
用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”结尾的文件等。
2） 自动匹配文件
当你在对话框的“文件名”框内输入文件名后，只要输入的文件名与某个文件名匹配，框
内就会自动补齐剩余的若干字符，回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分，寻找或
打开其他文件。相信在 Excel 中录入数据时您已经领会到它的方便。
3） 排序文件
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“打开”对话框中的文件按一定规律排序，有利于用户快速查找文件。排序方法是：点
击“视图”按钮，在下拉菜单中选择“排列图标”子菜单，从“按名称”、“按类型”、“按大小”
和“按日期”四种排序方私中选择即可。
6、关于快捷键、菜单、工具栏
说明：不适用于 Office2007 。
1） 在主菜单上添加命令或工具按钮：使用 800 ×600 像素以上的分辨率，主菜单右边有很多
空位置，把最常用的命令或图标放在上面，好处多多！
2） 快速自定义快捷键：按下“Ctrl＋Alt＋Num ”组合键后，鼠标指针会变为花朵形，再执行要
定义快捷的键盘或鼠标操作后，就会弹出“自定义键盘”对话框让你指定快捷键。
3） 漂移下拉菜单：单击工具栏中“字体颜色”、“填充色”、“外围边框”等图标右侧的下拉按
钮后，再拖动弹出列表的标题条到窗口中，可使该菜单漂移。
7、另有妙用的 Ctrl＋Z
说明：适用于 Office2007 。
大家都知道，Ctrl ＋Z 的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取
消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗？Ctrl ＋Z 还有特殊的作用
先举一个例子，在没有改变 W o rd 缺省设置的情况下，在空行中输入：
“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2 、”
字样。
这时如果按 BackSpace 键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编
号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。
这时，Ctrl ＋Z 就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一
下 Ctrl ＋Z ，一切都 OK 了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”
的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。
比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，
然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下 Ctrl ＋Z ，刚好取消了第二个操作，就像什
么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更
改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现 Ctrl ＋Z 的妙用。
8、在 Word 中直接批量转换文档
说明：不适用于 Office2007 。
手头上有许多 Word 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于“打
开/另存为”之间。其实，在 Word 中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建
立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按
“Ctrl＋N ”快捷键，这样Word 会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件
对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（但如果你的机器中没有
安装此模板，系统会自动启动 Office2000 或XP 的安装程序，并会提示你插入Office2000 光盘），
再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将 WORD/XP 中所有支持的文件格式批量转换
成 WORD/XP 格式，也可以将 WORD/XP 格式批量转换至 WORD/XP 中所有支持的文件格式，
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包括 RTF 文件、WEB 页文件、WPS 文件、Lotus 1…2…3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等，
相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。
9、快速查看文档的内容和属性
说明：适用于 Office2007 。
快速查看的方法步骤为：
1） 单击“打开”按钮；
2） 在“查找范围”框中，单击包含要查看的文件的驱动器；
3） 双击文件夹列表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所
需文件，则可以对其进行搜索；
4） 单击所需文件；
5） 要想在打开文件之前先预览文件内容，则单击“视图”下拉菜单中的“预览”命令。要查
看文件属性，如文件长度、创建日期或最后修改日期等，则单击“详细命令”按钮；要查
看文件属性，如主题或统计信息等，则单击“属性”命令。
10、“查找与替换”功能妙用。
说明：适用于 Office2007 。
10。1 快速替换特殊格式的字体
如：要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。
操作方法：启动“替换”功能，在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电
脑”，并单击“高级”选项，打开“格式”菜单（注意要在激活“替换为”下拉窗口的条