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域”对话框中依次点击“数据库域”→“姓名”→“插入”→“关闭”，空格中显示“姓名”，
即完成第一个空格的合并域工作。依次将移动光标到其他空格，插入域。
第五步：根据文件格式要求及上述―插入域‖ 的方法编辑―呈报单位或主管部门意见‖ 。其中，
书名号及其中的内容是插入域的内容，不能直接输入图 5 。
检查以上操作、内容均无误后，进入下一步（点击―检查错误‖按钮，进行错误检查，即可完
成相应工作） 。
第六步：点击“查看合并数据”按钮，即可显示第一条记录。点击“首记录”、“上一记录”、
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“下一记录”、“尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。
第七步：点击―合并到新文档‖或―合并到打印机‖，即可完成全部工资审批表的编辑工作或
打印工作。
需要注意的问题：如果改动《工资变动情况表》列标题内容，就必须相应更改《工资审批
表》“插入域”的内容，否则会出错。如果移动了《工资审批表》和《工资变动情况表》的保
存位置，在打开《工资审批表》时要重新指定“数据源”的位置。
对《巧用 Excel 函数分辨人员身份》一文的补充
2002 年第 38 期所刊《巧用 Excel 函数分辨人员身份》一文，提出了让计算机自动填写表
格内容的方法，减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充，并推荐使用 YEAR（） 、
TODAY（）、NOW（） 、LEN（）和 MID（） 函数。
一、计算―年龄‖时，因为 18 位身份证号码也比较多，而且身份证号的最后一位字符有可
能为 X ，所以身份证号应为字符型数据。
计算年龄时，若采用上期所讲的，利用常数 102 作被减数，那么每年都要修改操作代码。
最好先用 YEAR（TODAY（））或 YEAR（NOW（））取出当前年号，然后减去身份证号中取出的年号
来求年龄。身份证的字长可用 LEN（）测出。设表格单元格 C2 为身份证号，则年龄可由下式计
算：
年龄=YEAR（TODAY（））…IF（LEN（C2）=18；MID（C2；7；4） ，MID（C2；7；2）＋1900） ，
或：
年龄=YEAR（NOW（））…IF（LEN（C2）=18；MID（C2；7；4） ，MID（C2；7；2）＋1900） 。
二、身份证号中只用一位字符即可判别性别，当身份证号为 18 位时，则―性别‖可由下式
计算：
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性别=IF（MOD（MID（C2；17；1）；2））=0；―男‖；―女‖） 。
三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份，当身份证号为 18 位时，― 出生年月‖可由
下式计算：
出生年月=MID（C2；7；4） 。
分别考虑身份证号为 15 位和 18 位两种字长的情况，就可以顺利地判别出―性别‖与― 出生
年月‖来了。
更胜一筹──Office XP 的新功能
即时翻译单词
2002 提供了基本的双语词典和翻译功能（ 中英互译） ，虽然功能相对其他专业翻译软件弱一
些，但用起来还是很方便，而且你还可以通过 Web 获得更多的翻译服务。不过，这一功能并
非 Office
XP 的默认安装选项，必须选择自定义安装方式才行，但如果未安装的话，首次使用时系
统会提示你进行安装。
在如图 1 所示的任务窗格中看到翻译结果。
2。快速统计文档的字数
在 Word 97/2000 中，为了统计文档的字数，我们大都是选择―工具/字数统计‖菜单命
令，是不是觉得很麻烦呢？Office XP 中的Word
2002 新增加了一个十分实用的―字数统计‖工具栏，我们可以通过右击工具栏，从弹出的菜
单中选择―字数统计‖把它显示出来（ 图2） 。虽然它只有一个下拉列表框和一个―重新计数‖按钮，
但点击下拉列表框右边的下箭头后可以从其中选择字、字符（无空格） 、字符（带空格） 、中文字
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符或朝鲜语单词、非中文字符、行、页、段落等多项统计内容，选中相应的统计项如―字符（无
空格）‖ ，再单击右边的―重新计数‖按钮即会在框中显示最新的统计数字。
保护作者的隐私
XP 中的应用程序如Word 、Excel 和 PowerPoint 等在文档存盘时，都会同时保存文档创建
者的许多个人资料，如作者、单位、电子邮件标题等多项内容，一不小心就会暴露作者不愿意
让他人知道的隐私。因此，我们可以在 Office
XP 任一应用程序中选择―工具/选项‖菜单，在―安全性‖选项卡下的―隐私选项‖ 中选中―保存
时从此文件中删除个人信息‖复选框（ 图3） 。如果对隐私还有更高的要求，可以同时选中其余两
项，这样在文档存盘时系统就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料来取代个人资料。
在别人的电脑上使用― 自己的‖Office
XP 允许用户创建一个定制化设置文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置，该文件可
以存储在本地硬盘或远程的互联网服务器上，当你在他人的计算机上工作时，就可以使用该配
置文件虚拟地将这台计算机变为原来你十分熟悉的计算机，这样使用 Office
XP 时就会非常得心应手，相当于做了一次―克隆‖ 。
Office 工具‖下执行―用户设置
保存向导‖命令，在出现的对话框中点击―下一步‖，再选择―保存本机的设置‖选项（ 图4） 。点击
―下一步‖按钮继续，再在出现的窗口中选择是将这个设置文件保存到 Web 还是保存到文件（如
果你有个人主页的话可以保存到Web 页上） ，如果要保存到软盘上就插入一张已格式化的软盘，
点击―完成‖按钮即可。
注意：进行该操作必须退出所有 Office XP 的应用程序，否则无法进行该操作。
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在互联网上保存与获取文档
MSN 门户网站的一个免费
站点上。当然，你需要有微软的安全 ID 和口令。在使用 Hotmail 或 MSN
Instant
Messenger 等微软公司提供的其他服务时也同样需要，而申请是完全免费的。这里的 ID 就
是指 Hotmail 电子邮件地址，口令与访问收件箱的口令相同。