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次，也可以修改自动恢复文件的保存位置。
9。打印彩色表格
为了突出显示某些特殊数据，给单元格设置颜色和底纹是常见方法。如果您使用的
是黑白打印机，则会连颜色和底纹一起打印，导致表格的可视性受到严重影响。解决这个问
题的办法是：单击 “文件”菜单下的 “页面设置”命令打开对话框，将 “工作表”选项卡中
的 “单色打印”选中。此后，打印表格就会忽略已设置的颜色和底纹了。
10。避免打印错误
如果您的工作表存在错误，可以采取下面的措施避免它们被打印：单击 “文件”菜
单中的 “页面设置”命令，打开对话框中的 “工作表”选项卡。再打开 “错误单元格打印为”
下拉列表，根据需要选择 “”或 “……”即可。
11。文档界面选择
Excel XP 可以自由选择文档界面，具体操作方法是：单击 Excel XP
“工具→选项”命令，选择 “视图”选项卡，取消选中 “任务栏中的窗口”选项，
然后单击 “确定”按钮。您就可以回到多文档界面，通过 “窗口”菜单切换工作簿了。
12。妙用打印窗口
Excel
XP 具有后台打印功能，在执行打印任务时，用户可以在前台继续从事其他操作，而
系统则会在后台进行打印，状态栏将会显示出一个打印机图标。此时，用户只需双击状态栏
中的打印机图标即可打开 “XXXX
Printer”窗口（其中 XXXX 为打印机名），从而执行暂停、删除打印等操作。
13。竖排文字
要使单元格内的文字竖排，可以在其输入前 （或后）选中这些单元格。打开 “单元格
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格式→对齐”选项卡，将 “方向”下竖排的 “文本”选中，然后 “确定”即可。
14。常数引用命名
为常数指定名称可以方便使用。如果某个工作表用 2。1％计算利息，可以将它指定为
常数 “LX”。具体方法是：单击 “插入→名称”子菜单下的 “定义”命令打开对话框，在 “当
前工作薄的名字”框内输入 “LX”，在 “引用位置”框中输入 “＝0。02。1”， “确定”之后
即可使用该名称引用 2。1％了。
Excel XP 数据分析应用指南
Excel 之所以强大，是因为其具有完整的数据分析函数和图表功能，让我们对数据进行归
纳后，能够利用这些函数和图表对数据进行分析。本文以教育、金融和财务应用为例，介绍
Excel
XP 数据分析的主要手段和操作方法。
一、数据的排序与筛选
排序与筛选是数据分析的基本手段。下面以图 1 所示的―学籍管理表‖为例，介绍数据排序
与筛选的操作方法。
1。数据排序
（1）数据清单：
Excel 排序和筛选的操作对象是―数据清单‖ 。它是在工作表首行的单元格内输入列标记（相
当于数据库中的字段，可以作为关键字参与各种操作） ，在列标记以下各行依次输入数据（相当
于数据库是的一条条记录）而构成的表。其基本结构如图 1 所示，与 Access 数据表基本相同。
（2）常规排序：
Excel 数据清单中的列标记可以作为关键字参与排序，具体操作方法有以下两种：如果你
需要根据―年龄‖、―总分‖等数值关键字（字段）对数据清单排序，只须将图 1 中的―年龄‖或―总分‖
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选中，然后点击工具栏中的―升序排序‖或―降序排序‖按钮，整个数据清单就会根据该关键字重
新排列。
如果你需要按姓氏笔划对图 1 数据清单排序，则应选中图 1 中B1 单元格，点击―数据→排
序‖菜单命令，在打开的对话框中点击―选项‖按钮打开―排序选项‖对话框。选中―笔画排序‖选
项，根据图 1 中的数据排列方向选择―按列排序‖选项，点击―确定‖按钮后返回到―排序‖对话框。
将其中的―有标题行‖选中，然后打开―主要关键字‖下拉列表，选择其中的―姓名‖选面，最后选
中排序方式（―升序‖或― 降序‖）并确定，数据清单就会根据姓名的笔划重新排列。
如果数据清单排序依据多个关键字，你只要打开―排序‖对话框，在―次要关键字‖和―第三关
键字‖下拉列表中选择即可。
（3） 自定义排序：
如果你要求图 1 中的数据按照―广东省‖、―云南省‖、― 四川省‖、― 山西省‖和―河北省‖ 的顺
序排列，前面介绍的两种方法就无能为力了，只能采取自定义排序规则的方法处理。
首先你要建立一个自定义序列：点击“工具→选项”菜单命令，打开“选项”对话框中的
“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”选项，此时光标就会在右边
的“输入序列”框内闪动，你可以输入“广东省”、“云南省”等自定义序列，输入的每个序列
之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲一次回车。完成后点击“添加”按钮，将自
定义序列添加到“自定义序列”框内备用。
自定义序列排序的方法与笔划排序很相似，你只要打开“排序选项”对话框中的“自定义
排序次序”下拉列表，选中前面定义好的序列，其他选项保持不变。回到“排序”对话框后根
据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据清单的排序。
注意：假如数据按自定义序列的顺序排列，就应选中―排序‖对话框中的―升序‖排列，否则
应该选择―降序‖排列。
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2。数据检索
从数据结构的角度看，图 1 所示―数据清单‖就是一个小型数据库，其中的每一条记录占用
一个表格行。对此，可以采用下面的方法检索数据：
点击“数据→记录单”菜单命令，在打开的对话框中点击“条件”按钮。对话框中的字段
就会变成空白等待输入，而且“条件”按钮转变为“表单”按钮。你可以在对话框的相应字段
中输入条件，例如在“姓名”字段框内输入“李小丫”回车，则姓名是“李小丫”的数据就会
显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用》 、《 、》= 、500‖ ，表示检索―总分‖大于 500 分的所有记录，回
车后―新建‖按钮上方就会显示―1/6‖字样，说明 6 条记录中的第一条符合条件。点击―上一条‖
或―下一条‖按钮，可以查看检索出来的其他记录，并显示―4/6‖、―5/6‖字样。
3。 自动筛选
上面介绍的方法可以逐条查看检索出来的记录。如果你要批量查看符合条件的所有记录，
仅靠“记录单”进行检索就不