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过，李开复很少使用这个房间。他习惯于在他办公室的一角开会或接待客人，那里有一张小圆桌和4把靠背椅。这表明他召集下属开会在一般情况下不会超过4人。按照他的想法，参加会议的人越多，效率就越低，所以他从不把一大堆人召到他的会议室里来。
他每天总是在陈蕾之前来到办公室，这一天尽管天气肃杀，仍然如此。像往常一样，他走进办公室的第一件事，就是阅读电子邮件，然后一一回复。这样的邮件他有时候一天会接到上百件，最少的时候也会有几十件。
现在，李开复决定在回答其他人的邮件之前，先给陈蕾发出一个邮件。他希望研究院的每一个新会议室都拥有自己的名字，还希望研究院里所有人都来参与这件事。
在他看来，这是一个让他的研究人员展示想像力的机会。
在太平洋上跑个来回，比走到隔壁房间还快说起来挺奇怪，李开复和陈蕾的办公桌仅仅隔着一道玻璃窗，但他如果有什么事情要陈蕾去做，既不肯推门出来走到陈蕾桌边吩咐“请你……”也没有拿起电话高声呼唤“请来一下”的习惯，而总是用电子邮件互通往来。在微软工作的中国员工，全都用手指在键盘上表述自己的想法，尽管他们都可以写一手熟练的汉字，但他们相互之间的邮件往来，却更习惯于用英文，因为英文录入要比中文录入更加快捷。他们把这种习惯叫做“电子邮件文化”，说是好处无穷，许多人最初对这样的说法不以为然，但要不了多久，他们就会发现，它的确是微软文化中的精髓。
比尔．盖茨曾说，电子邮件是“弹指间的信息”。其实还有更重要的东西：弹指间的管理。80年代初，比尔．盖茨在微软安装了第一个电子邮件系统，它很快成为公司内部通信和管理的主要方法：替代书面的备忘录和电话口信，讨论技术问题以及在旅途中的汇报。那时候公司只有12个雇员，但电子邮件的魅力已经显示出来。比尔．盖茨后来回忆说：“这为提高我们这个小公司的效率立下了汗马功劳。”现在，微软公司在全球已经拥有3万多名雇员，电子邮件看来比20年前更加重要，因为这种东西在越是庞大的机构中，就越能显示其无与伦比的效率。
我们当然不能说没有电子邮件就没有微软，但微软在崛起过程中对于电子邮件的须臾不离，则有事实的根据。比尔．盖茨承认他每天要花几个小时来阅读电子邮件，并做出答覆，这些邮件来自全球的雇员、客户和合作者。公司中每一个人都可以把电子邮件直接传送给他，越过所有中间层次的阻隔。他是惟一读它的人，因此谁都不必担心礼仪问题。他似乎相信人们口头上都具有“报喜不报忧”的倾向，而在一种不必见面的交流方式中更有可能流露真情。“坏消息几乎总是从电子邮件中传来。”
他说。所以，他每天晚上睡觉之前，必定要把自己的便携式电脑和公司系统连接起来，与公司雇员交换新的信息和想法。即使是在旅行当中，在远离总部上万公里的几个时区之外的地方，也要检查一下他在公司中的电子邮箱。他说这样“才能让我放心”。那些接到他的信息的人，甚至没有意识到他根本不在雷德蒙总部8号楼他的办公室中。
无论是政府机构还是公司内部，传统的行政方式以文牍与会议为基础，及至机构内部叠床架屋，云山万重，外部也因现代社会的演变日趋复杂多变，仍以传统手段应对，就只有增加文件与会议一途，也即我们通常所谓“文山会海”。倘若管理人员虚与委蛇，以一套一成不变的空话、套话和大话应对万变之情势，那么此种行政方式的结果，就只能是在浪费大量的时间、资源和金钱的同时，滋生不论效率也不负责任的官僚之风。但是，现代社会的演变似乎不仅在产生新的技术，也在产生着新的管理方式。
电子邮件的出现，似乎天生就是对着“文山会海”
来的。微软对它情有独锺，但情有独锺的却不仅仅是微软。事实上，在西方几乎所有的大公司中，电子邮件都是一种最主要的管理方式，而见于纸张的文字和我们通常所理解的那种一人长篇大论余者洗耳恭听的会议，一律极为少见。那些精于计算的老板们心里明镜一般：在电脑屏幕上发布一个指示、安排一次约会或开个10分钟的会议，比起开车赶往某处、到处寻找泊车的地方、然后在会客室里坐等、握手、寒暄、说“开场白”和“再见”，然后再开车回家或者回到办公室，既简单又省钱。
“如果没有电子邮件，不能想像我们每天怎么工作。”陈蕾这样说。此话并非夸张。电子邮件的确是李开复最重要的管理手段之一。他对这件事情极为认真，无论是对远在太平洋彼岸微软总部的上级，还是近在咫尺的下属，他都会通过这种方式来沟通。事实上，研究院中很多人的电子邮箱，本来就是开设在雷德蒙的微软总部，李开复和他们之间的信息传递，须经过北京－－上海－－东京，一路到达美国，又由同一线路以相反方向传回。这样，希格玛大厦第五层里，这些“低头不见抬头见”的人们之间传递信息的距离，比他们同比尔．盖茨之间的距离还要长一倍。不过，由于电波运动速度每秒可达30万公里－－大约绕地球7圈半，所以天涯犹在咫尺之间。对于李开复来说，给一道玻璃之隔的陈蕾发出一个电子邮件，同给太平洋彼岸的比尔．盖茨发出一个电子邮件，并无距离的差别。
一个电子邮件在太平洋上跑一个来回，比李开复起身走出办公室步行几米来到陈蕾桌前还要快。
从一个领导者的角度来衡量，李开复也许是整个中国最少接听电话又最多写信的人。很难说电子邮件在现代管理中将会完全取代电话，但在李开复的办公室里，我们的确看到了类似的情形。他几乎整天没有一个电话，但却每天都要接收数十个乃至上百个电子邮件，并且做出大致同样数量的回复。这同我们周围发生的情形似乎相悖。伴随着我们国家现代化的进程，人们正在减少通信的数量，与此同时我们还看到电话的剧增。一般人必定认为，打一个电话要比写一封信更加快捷方便，也更易表达情感，即使情人之间也是如此，所以现代生活的特色之一就是用一大堆电话账单来代替情书。
实则电子邮件的情形完全不同。
电子邮件书写的要旨在于开门见山。人们在接听一个电话或者参加一个面对面的会议时，大都具有将一句话就可以说清楚的问题说上10句的倾向，听者则必须在漫无边际的谈话中费尽力气寻找问题的焦点。李开复的电子邮件也许长达数百言，也许只有一个单词，全都直奔主题，甚至要将10句话的内容以一句话说清。有时候只传送给研究院的某一个人，有时候是传送给某几个人或者全体员工，都只在弹指间完成。
如果我们把电子邮件和电话拿来对照，有意思的情形还有很多，比如当电话铃声响起的时候，你必须停下手里的工作去摘取听筒，否则便不能了解对方的信息也无法表达自己的意见。但当你终于下定决心拿起听筒的时候，却有可能沮丧地发现这个电话你根本就不想接，或者是对方拨错了号码。如果李开复让自己陷于这样的情形，那么他每天要接听50到100个电话，可以想像他的样子已经不像院长而更像一个接线生（最现成的办法是让秘书接电话，那不过是把自己不愿做的“接线生”
让人家做）。但是，现在李开复办公桌上不断响起电子邮件的铃声时，他却仍旧可以继续手中的工作，那些电子邮件全部储存在他的专有信箱当中，不会丢失，直到他认为适当的时候才来处理。他也会接到一些没有意义的邮件或者根本就是对方“拨错了号码”，那么他就可以不用理睬。当然也会遇到一些无理取闹之人－－因为微软所有人的电子邮件地址都是公开的，而且你越是有名望，这种可能就越大。比如）比尔．*盖茨就曾经提到，他在接到一位女性的无聊邮件之后，弃置一旁，但那女性再次致函说：“如果截至明天你还不答覆，我就要公布你跟那位袒胸露乳的女招待的事情。”电子邮件的精髓，乃是以数字化的管理手段取代人的主观随意性，但问题又不仅如此。对于个人来说，它在无形中督促每一个人精确地表达思想，反应快捷，直截了当而不含糊其辞，主动地安排自己而不是被动地应付别人，可以在一派歌舞升平当中无所顾忌地说些不中听的话，做了错事而又没有勇气当面表白的时候，也能以这