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“上海总部吗？这件事我正在办，星期三下午会把结果用E？mail发给你。”
“喂！陶经理，拜托一下，别忘了上个星期的事要跟进一下。”
“董事长，您刚才找我？我这有个客户，一谈完马上就过来。”
“陈先生，待会儿请通知李经理14：45到我办公室。”
办公室里的事纷繁复杂，但是有很多方法可以提高工作效率。
打电话比接电话优先；
打电话要分出优先级；
电话号码必须放在眼前；
表格不要设计得太复杂；
经常整理、丢掉不用的东西；
减少会议；
学会更好的沟通技巧，懂得拒绝；
积极避免干扰，避免迟到；
随时准备零钱；
……上午头脑清楚，应该处理些需要动脑筋的事，如作重要决策、写公文或计划书。中午用来与客户联谊，但不要吃得太饱，以免消化食物时影响大脑供血而使自己昏昏欲睡。下午可以开短暂的会议，60分钟即可。下班后，不必再想工作。
此外还要尽量养成记录的习惯，训练口才，并练习速读的方法；学习新的技能，掌握新技术，少看无益身心的信息，这样就会更有效率。
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第5节：引子一（2）
电话的时间管理
“小王，快一点，你的电话！”
“喔，小王他正在接另一个电话。”
“你要找小王？他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”
“小王，快一点，这是老总的电话。”
如果你是小王，一定有不少人很讨厌你，因为他们每天都要帮你接电话、记留言；也有少数人会羡慕你，很多人打电话找你，说明你很重要。可是仔细想来，小王倒不一定是办公室里最重要的人，只不过他的电话最多罢了。这可能表示他的工作有很多联络及协调的内容，不一定重要，但是紧急。小王本人也许无可奈何，因为电话多，自己要做的事情老是被打断，无法投入地工作，工作效率很低。
因此，公司的主管都会配一名行政助理，帮自己接听电话，以便他可以安心地做重要的事。而那些没有助理帮忙的人，就必须学习电话处理技巧：
第一，电话愈少愈好；
第二，电话愈短愈好；
第三，不要随时接电话；
第四，最好每隔一段时间回一次电话。电话是一种管理工具，它是用来联络、沟通的，不是用来寒暄的，职场人士如果不能有效管理电话，将会降低自己的办公效率。据统计，一个上班族上一天班，打电话的时间大概是整个工作时间的1/3到3/5，也就是说，一天只不过打了几个电话就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高电话处理能力，电话处理能力也是考核基层人员工作能力的重要指标之一。
要想提高电话处理能力，应该做到以下几点：
第一，打电话和接电话是两回事，要以不同的态度对待：打电话是自己主动的，比较重要；接电话是别人找你，你是被动的。打电话时，你可以控制时间，一般时间较短；接电话时，是满足他人的要求，可能时间较长。所以，打电话要优先处理，接（回）电话次要处理。也就是说，如果你要打三个电话，又要回三个电话，你应该先打电话，后回电话。
第二，无论是打电话还是接电话，都要一次处理完毕，不要重复。重复的原因，当然是忘了讲完，或者是要找的人不在。所以我们必须用千方百计、无孔不入的原则，一次完成。留话请对方回电，询问对方的手机、传真、E？mail等，都是可以采取的方法，千万不能听到对方不在，就“谢谢，再见”，那这通电话就等于白打了。
第三，如果要打出去的电话很多，就要先排好顺序，例如要找三个人，第一个经常不在，第二个偶尔在，第三个一定在。那我们就先打那个经常不在的，再打那个偶尔在的，最后才打那个一定在的。因为，凡事先从最困难处着手，其余的就会迎刃而解。
第四，如果可能的话，尽量一次做完打电话及回电话的事，不要分批处理。例如，现在要通知五个人下午来开会，就一次把这五个人的电话打完，而不要先打一两个，等有空再打一两个，直到全部通知完为止。这是因为分别处理要比统一处理花费的时间要长，所以我们尽可能一次做完。回电话也一样，等手边的事告一段落再一次性回复，要比一会儿打一个节省时间。
第五，如果可以，请别人在某一时段打来电话，这样会更有效率。例如，上午要用心思考，最好少接电话，主动告知别人你下午才接电话，久而久之，别人就不会随时打来电话了。也许你会担心万一有紧急的电话怎么办，根据80/20法则，在十个电话里，八个都是琐碎的，只有两个才是重要的。“也许”、“可能”、“大概”都是我们的猜测，为了猜测而耽误正事是划不来的。
80/20法则是在19世纪末、20世纪初，由意大利的经济学家与社会学家帕累托所提出的。
帕累托认为，在任何团体中，比较有意义或比较重要的分子，通常只占少数，而不重要的分子则占多数。换言之，任何一组对象或任何一个团体中，都有不可或缺的“少数”，以及可有可无的“多数”。只要能控制具有重要性的少数分子，就能控制全局，这项原理也就是当今管理学界所通称的80/20法则——即80％的价值是来自20％的因子，其余20％的价值则是来自于80％的因子。
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第6节：引子一（3）
在时间管理的运用上，80/20法则说明的是，任何事情的处理，都要找出其关键，也就是何者为“20”。第六，电话时间尽可能缩短在1分35秒内结束，长话短说。
第七，电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，重要的数字及地点都要重复说明，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。
第八，选择比较好的时段通电话，通常是下班前。因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。
会议的时间管理
“喂！别忘了明天早上9点的会！”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱眉头：“唉！又开会！”
只要有三个人以上，有议程，就可以开会。而且，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：“会无好会、宴无好宴。”会议泛滥，只会增加公司成本。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的组织，会议愈多。
严格地说，只有两种情形之下，需要开会：其一，有重大决议需要传达或重大事件需要宣布时，一般由总经理主持会议；其二，要开展动脑性质的业务或制订企业计划时，由单位或部门主管主持。其他的会议，几乎都是浪费时间的，而时间就是金钱，浪费时间就等于浪费了金钱。
在行政沟通的分类中，“会议”属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。可惜，中国式的会议多半请一个“高级领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”、“听训”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常是3∶3∶3模式。
何谓3∶3∶3模式？有两种解释：其一，会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。其二，会议开始后的1/3的时间，用来听“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明就里；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭地让“大事化小”、“小事化无”，也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，但可接受”的结论。了解这类会议的模式之后，我们应该明白：开会时，“时间久”、“人数多”并没有多大的意义，或许“时间愈短”、“人数愈少”反而更能达成共识。至于如何做到有效地管理会议的时间，下列几点可以作为思考的依据。
会议安排在下午比