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“你好像不是很肯定嘛。也许你该再读一遍。”我笑着，瞟着我的秒表。
哈罗德抱怨一声，用爪子抱住脑袋。“别让我再读它了。我都想把头发揪掉了！”
“你花了50秒钟读完。感觉怎么样？”
“太烦人了，”哈罗德哼着。“我就总收到这样的邮件——他们好像没完没了。为什么大家说话就不能直奔主题呢？”
“这个咱们过会儿再讨论，现在，先来读读另一封邮件，告诉我它要求你做什么。”我又递给哈罗德一封电子邮件，“预备——开始！”
哈罗德抓起这封邮件，立即发现它比第一封结构清楚得多。行动要求就在最上方，主体部分的内容是简洁的几点。只读了题目，他就立刻知道了邮件要求收件人做什么。
主题/行动：请于5/15下午5点前将你区商业计划提交给我
嗨；老虎团队——上周的会议真棒！
行动：
根据我们的讨论，请完成你区商业计划，并于5月15日下午5点前提交给我。
提示：
请记得使用精确和可衡量的目标。
如需指导，请访问：网站。
请不要超出预算限额——10万美元。抱歉！
附注：
如有问题请致电我，谢谢合作。
下次会议时间6月15日将讨论商业计划的实施。
感谢！
安杰拉？史蒂文斯
区域经理
现代传媒公司
宝地街45号
艾诺维申，CT06437
两封电子邮件的故事（2）
203…987…6543
astevens@rm
“我需要在5月15日下午5点前把我这个区的商业计划发给安杰拉。”
“7秒钟！”我宣布，把秒表拿给哈罗德看，“这两封信比起来怎么样？”
“第一封信多花了我43秒去读。还有，我觉得我的脑子都被它弄晕了。”
“这类又臭又长的邮件你每天要收到多少封？”
“至少5封。”哈罗德回答，“我们有些同事恨不得在电子邮件里跟大家分享自己整个人生。”
“第一封电子邮件属于那种‘词砖砌地’风格。没有空格，没有分点。一眼看去，一片黑糊糊的，只有词。一天5封这样的信，一年加起来就是1200封，不知所云，浪费时间。差劲的电子邮件书写技巧不仅增加了处理邮件的时间，也容易造成误会和错误……而且还有一个后果，比这些更糟糕。”
哈罗德抬起头。“什么？”
“你对写这种又臭又长的信的人有什么印象？”我问。
“他完全是在浪费我的时间。他想要跟我客气……但他的电子邮件实在太烦人了。”
“还有呢？”
哈罗德想过之后，大声说：“哦，他一定是那种思维涣散、不够职业化的人。”
“这种人你不会赶着去招聘，把他变成同事吧？”
“当然不会。”哈罗德吁了口气，脸色忽然转晴，“可是，我喜欢和安杰拉共事。他又利落，又在意别人。”
“你的意思是，一个人发电子邮件的过程其实就是在日积月累为自己写一份简历。发出的邮件如果思路清晰，会帮你建立一个很好的职业形象。所以，每封发出的电子邮件一定要做到清晰。”
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方法2：提高电子邮件质量
“那么，现在咱们就开始着手提高电子邮件的质量和明确性吧。”我说着，把另一张小卡片递给哈罗德，“这是ABC 电子邮件质量工具，它将改变你写作电子邮件的方式。”
哈罗德看完了ABC工具，“嘿，这真是简单，你把一封邮件里各种信息最好放在哪里都清楚地总结出来了。”
我笑着说：“是啊，我们还把提高电子邮件质量的手段归纳成了最重要的两点，‘加强抬头’和‘雕塑主体’。”我站起身，“其实，这两点经常被人忘记，所以我想请你站起来片刻，咱们举行一个特别的仓鼠革命纪念仪式。”
哈罗德在椅子上站起来，紧张地笑着。
我站好，小臂弯曲向上，昂首摆出健美选手显示肱二头肌的传统动作，说道：“从现在开始，在我们写电子邮件时，一定要——加强抬头……”
接着，我又摆出另一个著名的健美姿势——俗称“螃蟹式”——身体前倾，双臂下垂微弯，双手在腰际握拳。我的身子从左转到右，尽可能地转上大半圈，仿佛是展示给台下尽可能多的观众，让他们尽情欣赏。“还有——雕塑主体！现在你来试一下，哈罗德。”
“加强抬头，雕塑主体……”哈罗德低声重复着，羞答答地四处张望了一下，看看有没有人在偷看。我走过去把门关上，好让他自在一点。
“你来试试，要更用力才行——使出吃奶的劲。”我故意做出吓人的表情，“先憋住一口气……呣……别忘了转身！”
哈罗德摆起了肱二头肌姿势，边做边大声喊：“加强抬头！”然后又是一个螃蟹式——脚爪圈到小小的身子前——“雕塑主体！”我们都被自己逗乐了。我们俩一起重复着两个姿势，直到做得有板有眼。
“棒极了！”我满意地笑着说。“以后再写电子邮件，你应该不会忘记加强抬头和雕塑主体了。”
“肯定忘不了！”哈罗德笑着，坐回去。
方法3：信息辅导，以期持续效果（1）
哈罗德从椅子上探过身来。他早就在等着讲到这个主题了。
“那别人呢？”他迫不及待地问，“怎样才能让别人发给我更高质量的电子邮件呢？”
“关键是要更有效地进行信息辅导。”
“我该怎么做呢？我可是一点经验都没有。”
“我知道。毕竟，信息管理辅导还是一个新概念。在我们的调查中，虽然有89％的职业人士相信信息辅导将有助于提高电子邮件质量，却只有大约15％的人经常接受类似的辅导。”
“怎么会这样呢？”
“哈罗德，是这样，这中间有三个困难，而且是相互关联的。”
1抵触情绪。有的职业人士怕丢面子或怕麻烦，结果，有些人干脆拒绝接受辅导。
2不能很好地执行。学到了好的经验却没能长时间坚持照做，因为缺乏一种工具或标准去时刻提醒他们。
3缺少知识。在缺乏培训或经验的情况下，不知该如何指导别人。
“那么，你又怎么改变这一切呢？”哈罗德问。
帮帮忙！这可不容易！
过了几天，哈罗德发来即时消息。当时我正要结束和一个客户的谈话。
哈罗德：教练，在吗？
信息教练：嗨。在电话上，2分钟就好。
2分钟后——
信息教练：好了，我可以了。嘿，你学会用即时消息了。恭喜你！
哈罗德：谢谢。我正在等着和销售团队开会。我不想让人听到谈话，所以用即时信息。
信息教练：真不错，你很懂得何时该用即时信息。什么事？
哈罗德：马上要开人力资源部——销售部联席会议。记得吗？销售团队喜欢用PDA发让人糊涂的电子邮件。
信息教练：是。记得。
哈罗德：我有点紧张。我提出要定一个时间讨论一下电子邮件的问题，戴夫？安德森挺有疑心的。他把给我的时间砍到了5分钟，而且说“在我们这儿，电子邮件不是个问题”。
信息教练：嗯。
哈罗德：你说，要是他们觉得我的介绍是在浪费时间怎么办？
信息教练：浪费时间？替你和替他们节省15天是浪费时间？更多的销售＋更少的管理=更多的生活。
哈罗德：对对，我知道。可我还不知道怎么开始。还有3分钟就要开会了。人已经开始进来了。他们看起来心里挺烦的。也许他们没达到销售业绩。我猜我会变成出气筒的。
信息教练：放松，深呼吸。集中注意力。首先，听他们说。
哈罗德：行，我呼吸呢……大脑有氧了。好吧，现在怎么办？
信息教练：问他们，电子邮件哪些地方最让他们烦。
哈罗德：什么？就这建议？我付了你多少钱？哈哈。
信息教练：照我说的做。等他们开始发泄怨气，你就说，你新学到了一套东西，可以解决他们的好多困扰。问他们感不感兴趣看一下。他们说愿意的话，就拿出123和ABC电子邮件工具。你带了吧？
哈罗德：带了。那好，就这样。还有什么吗？
信息教练：先让他们给你的电子邮件提意见，让他们看到你从谏如流。
哈罗德：好主意。希望能抓住他们的兴趣。
信息教练：肯定能。你还可以建议他们上hamsterrevolutio