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患于未然才是处理与客户关系问题的关键所在，并将使得客户满意率降低到最低限度。
建立危机预警和处理系统
房地产企业若无远虑，则必有近忧。只有建立起客户危机预警系统，并制定各种预案，才可以做到应付自如。遇到突发事件时，客户服务部要第一时间赶到现场，及时处理，切忌惊慌失措。一旦事态严重的话，公司高层应该动员公司各个部门以及物业管理公司、公司律师等配合协调，通过各种途径来寻求解决之道。
一般来说，处理业主投诉事件要讲“快”，不要拖。若遇到集体投诉，应冷静地与业主对话，特别是与组织者对话。一般业主都是通情达理的，只要有诚意是可以得到他们的理解与支持的。针对一些客户热衷于找媒体炒作的行为，房地产企业要加强与媒体的交流沟通，把事情的来龙去脉如实地向媒体反映，不要持排斥态度。如果以上措施还不能解决问题，要做好“对簿公堂”的思想准备，这在法制社会里不失为一种解决纠纷的有效途径。有了健全的客户危机处理系统后，纵使所有的客户“都来闹事”，房地产公司也不用“愁肠已断无由醉，酒未到，先成泪。残灯明灭枕头攲，谙尽孤眠滋味”，而是“眉间心上，妙计相回避”。
每个部门都是客户服务部
一个业主说：“我在购房合同签订前后的感觉完全不一样。在售楼部我是上帝，感觉像在天堂一般。但等我签了购房合同到其他部门办理有关手续时，就好像一下子来到了地狱。”此话虽然有些偏激，却给我们敲响了警钟。难道客户管理仅仅是销售部、客户部的事吗？下面是《走向客户的6W——有效处理房地产客户投诉》一书中的真实案例。
在推荐了一套合适的房子并计算好价格后，王女士终于准备交定金了。销售人员填好了预定书和收款单，通知财务部来收钱。但财务部所有的分机电话都没人接，原来这时已是中午12点多，财务部人员都去吃饭了。王女士面露不快，说自己必须在下午1点前办完购房手续。销售人员急忙给财务部人员打手机，财务人员接到电话后答复：自己正在吃饭，等会儿来收钱。
王女士不停地看手表，并解释自己下午还要开会，必须很快赶回公司，并对该公司的工作效率深表遗憾。过了10分钟，销售人员再次电话催促，财务人员答应马上到。又过了10分钟，当财务人员赶到时，王女士已经很不满意地走了，临走时留下一句话：“你们公司财大气粗，看不上这2万元的定金是不是？”，之后王女士再也没有回来。
厦门一家房地产公司也发生过同样的例子。一名客户满心欢喜地到财务部门交款，财务人员告知客户：5分钟之后下班，请下午再来。该客户最终放弃了该楼盘。淡薄的服务意识让该公司蒙受的不仅仅是一笔物质损失，也不仅仅是一个客户，而是整个公司的信誉。
因此，客户关系管理理念的导入，必须是全员的、全方位和全过程的。创新客户服务理念的重要内容就是让所有的员工参与，并明确每个人都是客户服务人员，每个人的工作都是客户服务工作，每个部门都是客户服务部。只有上至董事长，下至普通员工的一致协调努力，才能让每个员工从思想上认识到客户服务的重要性，从而规范员工的日常工作行为。
对待客户投诉问题也是这样。每个部门、每个员工的操作失误都可能引起客户投诉。如果将客户服务仅仅看成是客户服务部门的事情，其他部门视而不见，只会加重客户服务部门的负担，无助于客户投诉问题的解决。因此，做好客户关系管理绝不仅仅只是销售部门、客户服务部门的专利。
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误区4 息事宁人 （4）
【案例】
万科提出了“客户是我们永远的伙伴”的客户理念，致力于持续提供满足乃至超越客户期望的服务，并通过1997年和2001年两次主题年加以发扬光大。万科以积极的态度看待客户投诉，以认真负责的工作解决客户提出的问题。万科认为，客户投诉能够帮助公司发现问题，客户投诉是基于对公司更高的期望和信任。
在房地产公司中，万科率先建立了集团的客户服务系统，培养了一支富有职业精神的客户服务队伍。优质的服务赢来了客户的口碑。对客户认真负责的态度，树立了万科在客户心中的品牌。今天的万科，已经是国内最大的专业房地产企业，成为房地产行业的领头羊。
从某种意义上来说，万科的成功，就是营造良好的客户关系的成功。
客户服务中心的建立
盛大作为中国的互动娱乐传媒公司，在企业成长过程中一直强调大服务的概念，盛大的客户服务中心是国内公认的建设得最好的客户终端服务之一。董事长陈天桥认为盛大对中国游戏产业最大的贡献之一就是提出并实践“大服务”的概念，并把“客户服务中心”高效、严谨的工作当作公司成功运作的基石。
正可谓“得客户者得天下”。地产公司也应成立客户服务中心。客户服务中心作为公司对外的一个重要窗口，主要负责接待客户的咨询和投诉事宜，另外定期地进行电话访谈和寄发委托、成交客户的调查问卷，以便全面、客观地考评公司的整体服务品质。组建客户服务中心的目的并不是为了一时应付业主，摆脱短期内的与业主的纠纷，而是从长远的角度出发，做好客户服务。当前，国内一些房地产开发企业的“客户服务中心”仍未形成，更多的只是在遇见突发事件时临时组建专案工作小组，作为个案对比，而不是作为一项长期应该做的工作。
客户服务部的设置
在传统的管理构架中，企业的资源配置更多是向设计、生产和销售倾斜，客户服务部门常常难以取得和它们相同的地位，但是现在这种管理构架已经不能适应新形势下房地产企业的发展要求了。
近年来，许多公司开始重视客户服务部门建设。一般来说，客户服务部的设置有四种方式：
◆设置于销售部门中；
◆设置于物业公司中；
◆设置于总裁办中；
◆独立设置。
设置客户服务部的关键，要看公司对客户服务部的重视程度以及如何配置优秀的人力资源。许多资深客户经理都认为，客户服务部不适合设置在经营销售部里，因为客户如果来投诉的话就会到销售部大吵大闹，直接影响公司销售工作，而且经营销售部时而强调销售，时而强调客户服务，会使整个部门的工作关系变得非常复杂。设置在物业公司似乎也不妥，一旦遇到涉及开发商的问题协调起来难度很大。有的公司直接由公司副总来负责客户服务工作，采取问责制，把两者相结合起来，这样有合理之处。如果单纯设置一个客户服务部机构则更妥当些，有利于整个部门提高工作效率。
但在房地产开发企业里，口头重视客户服务的现象十分严重。开发商把骨干力量重点集中在设计、工程、成本和营销等部门，客户服务部常常成了各部门多余人员的“收容站”，愿意从事客户服务工作的人非常少。许多企业的客户服务人员素质不高，并且他们的工作还常常得不到鼓励。在解决遗留问题时，受指责的不是责任部门，而常常是客户服务人员。一些开发商又想解决问题，又不愿意对自身的错误负责，夹在客户与领导中间受“夹板气”的还是客户服务人员。如果这种现状不改变，就不会有真正高水平的客户服务工作。
客户服务部所承担的责任
解决客户投诉不单纯是客户服务部一个部门的工作，需要依靠房地产企业所有部门的共同努力，所以客户服务部与其他部门的主动协调沟通就显得尤为重要。对于房地产企业来说，应该建立起一套各部门间的沟通机制。
客户服务部承担的责任主要有以下三个方面：
◆参与施工图纸选择、设计、初评，从客户角度出发考虑这些设计是否能够满足客户的需求，尽量把未来可能引发客户投诉的隐患事先排除，在客户和公司的利益之间寻求结合点。
◆在销售阶段，客户服务部要从人性化角度审议与客户签订的合同。仔细查看合同中有哪些是容易产生问题的、哪些没有留有余地。当工程进展到一定程度后，往往会有大批客户去看楼房，这时客户服务部就要及时把客户提出的问题汇总给设计部，能改的马上就改。竣工验收阶段也要提前介