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如果想在任何情况下都跟同事保持某种工作关系则有些天真,不现实。但如果你要以职业性的标准实施管理的话,与某一职员保持放纵的关系则是不行的,无论前景多么美妙。
如果这样时间长了,别人不可能不指出你的偏好,如果这种关系散伙了,将更难管理这个跟你闹掰了的人!
动力
老板:喔,你的目标是提高20%工作效率,中午吃饭时间减到15分钟。
雇员:那么我的动力是什么呢?
老板:保住饭碗!
在工作中仍然存在十分蛮横、霸道和不明智的管理模式,这种方法是通过吓唬、凶狠来臣服雇员,让他们多干活。这是恐吓管理。但让雇员作得最多与作得最好之间则完全不一样,在前面所说的霸道管理模式中,其效果也不能持久。
另一个极端是超级好老板,他被认为是谁都可以欺负的对象。“见鬼,如果他受不了我们,怎么能受得了董事会呢?”尽管在开始的时候有这样一个“好老板”会很好,但不久一些人就会不再尊重他,变得没有动力,尽量偷懒。
平衡点在中间,要明确任务是什么,让大家都知道每个人要完成的任务是什么,毫不含糊得说明工作完成后的报酬是什么,跟踪任务的进展情况。
在最后部分,我们让你学会随时知道周围发生的事情,这样才能在事情偏离方向时,及时做出调整。在广义上我们称之为“执行管理”,如果有危害团队或者任务的行为,可以及时制止,鼓励积极行为,从而调动员工的积极性。
我们并不是要太注重管理工作中不好的一面,但要知道所面临的问题却并不是坏事,上面我们列举的种种弊端在其他商业领域中也普遍存在。从实用的角度出发,简单的方法就是让别人去作分配给他的工作,如果他们不作就处理他。多数情况下,正面鼓励的效果胜过纪律处分,制止强于治疗。接下来我们要讲任务分配系统,用它可以计划你这位经理的时间,也可以最大发挥你团队的潜能。再往后,针对偏离计划的情形,探讨处理冲突的方法。
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第八章 管理至上(5)
训练小窍门
20条任务安排系统
无论我们多么努力,“篮子”里总有没做完的工作,而且没作完的好像还是重复性质的工作。原因是多方面的,其中至少有一条是事实,那就是只要有时间,就有工作在等待。如果总有因没有完成设想中的任务而遗憾,那确实让人难受、疲惫。如果你还管理别人,对别人来说也很糟糕,但别人没有完成的工作,却压在你的头上。
下面这个系统对这种问题是一个很好的短期解决方案,但至少要坚持3个月。开始时,把所有要作的工作都列出来,要说道作到!把所有腾出时间来做的事情都列出来,从清理办公室到清理邮箱等等,有尽量具体,把较大的任务细分成容易控制的小块,甚至最好细分到每1小时完成一块。
保存好这个原始单子,因为你以后要经常回顾。现在要挑出未来20个工作日中要完成的工作,也就是说在这个工作月中每天一件。
可以包括日复一日的工作,但不要在这个单子上只填一个项目,要细分成20个单元,否则“篮子”里的工作总不能减少。另外,还要包括各种不同的事情,其中,有些是需要全身心投入的,有些可以阶段性关注。
如何来处理这20条工作,完全由你自己决定,但要把工作均匀安排,因为把各种目标展开安排比较好,这样会给你更大的成就感,所以要争取提前完成天分配20天的任务。
每划掉一项,就会有很大的成就感,如果这些工作是以前很烦或者通常没有时间做的事情,成就感会更大;另外的一个好处就是能主观判断什么重要,什么不重要。
到周末,回顾这个单子,看看都完成了什么,然后就能为下周重新确定目标。月底总结是必要的,因为既可以看看进展,又可以为以后确定目标。
可以把本月的工作带到下月,但要争取放在优先的位置,否则的话,到季度结尾,这些工作还没有完成。当回顾原始的单子,发现以后的单子上都没有其中的某项任务时,无疑,说明这个任务并不重要,所以不用为此忧心。
作为经理,这是分配时间的理想方法,如果能让团队中的成员都这么做则更好。要注意让别人确定他们自己的任务,而不是把你的观点强加给他们。
大多数人本能知道应当做什么,当有没有完成某项任务时,也难受,所以推行这套系统并不难。
每周的结尾,拿出10分钟时间,检查大家做得怎么样,对于完成的要给予表扬,并鼓励他们在下周取得更大进步,这样就多了一个调动大家积极性的机会。
刚开始时这是个为期3个月的练习,也许你想延长施行时间,但最好还是先开展3个月,这样会有时间短、效果明显的效果。之后,可以终止这样的安排,几个月后再推广这个系统,确定新的任务目标。如果它成为日常工作计划一部分了,这些工作就会是“篮子”底层的工作—我们知道以前从来没有人工作这么彻底!
当大家都努力工作,争取完成单子上的任务时,你会发现工作效率到达最高的层次,然而,如果有人落后了,你会怎么办呢?
处理矛盾
本章我们大多讲的是积极的因素,但现实生活中,不可避免的要与员工在某些场合发生一些摩擦。此时,回顾“纪律”那一章去寻找处理这种矛盾的方法。另外,我们还可以使用如下方法,我们称之为7A 行为管理:
发怒——发怒从来不会有助于有效处理摩擦;等待你和对方冷静下来;
听众——有别人在场不好;关门一对一处理矛盾,对双方都有利。在其他雇员面前公开批评某位雇员不是管理,是在大庭广众面前羞辱;
果断——准备好要说的话;如果必要,加大火力,不要回避问题—如果事情让你生气或者不安,不要害怕说出来;
权威——记住,你是老板,你有权说事。只要你公正,一视同仁,你的行为不会招致批评;
第八章 管理至上(6)
肯定——开始讨论时,都要指出发生的事实,咬住不放,这些事实是毫无疑问的事情;
避免——不要有人格性批评,讨论的是他们的行为,而不是他们高矮胖瘦或者美丑问题;
调和——一定要让他们有机会申辩,解释其行为背后的原因,但不要让他找到太多的理由,而不为其行为负责。
执行纪律谈话
我们前面已经说过了,但还要重复一下—闭觜,去倾听!一旦你讲完了会面的原由,简明指出关注的事项,至少让对方有机会从他们的观点来描述当时的情况,证据确凿无误的情况除外。
如果遇到你认为有人违法了,那么就不要再做作,像法律咨询顾问一样跟他谈。
在法庭上,我们看到,律师使用的技巧是先说出大家都知道的事实,然后常常用这些事实来形成一个假设后果,再让证人来证实或者否定假设。
虽然你现在不在法庭,但就这种技巧很实用,要切记运用时要适当有些变化。千万不能这样:“尼娜,丢钱了,你一直说手头紧,所以我想钱是你偷走了。”
相反,这种说法到可以:“哈纳,我已经注意到安迪得罪了顾客,但你在给我的邮件时说这事时,复制发送给其他所有人,好像你要点有意对他使坏。”
所以,开始时说:“我们知道的事实是1、2、3,”接着说:“这样,我的想法是4、5、6,”再说:“在我做出结论之前,我像听听你是怎么想的。”
如果你讨厌这样的谈话会面,最好在一开始就实施好的管理方法,来避免这种现象的发生。如果大家一开始都知道对他们的期待是什么,你就不会经常面对这样的局面。
经理们风格各异,大小不一,没有千篇一律的成功管理模式。你必须自己决定如何表现,为了激发大家思考,我们来看看英超中两种风格迥异,但都非常成功的两位俱乐部主教练。
前面,我们说过德里克哈顿对阿历克斯·弗格森爵士的评价,弗格森爵士是公认的当今最成功的俱乐部主教练之一。他因毫不妥协而出名,同时,他很关心球员,像父亲一样关心手下的球员。
他的对手,阿森纳队的尖刻主教练苏格兰人阿瑟·温格则完全不同,他感情不轻易外露(这种对立的性格被小报添油加醋,为了提高报纸销量)。这两位都有调